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Praxis

Videokonferenzen mit Skype for Business

Produktivität schlägt Reisekostenersparnis

Ob sich Videokonferenztechnik für ein Unternehmen lohnt, hängt nicht mehr davon ab, wie groß es ist oder wo seine Niederlassungen liegen. Mit einer flexiblen Kommunikationsplattform wie Skype for Business kann jedes Unternehmen die Vorteile von Videokonferenzen und Online-Zusammenarbeit für sich nutzen.

Microsoft Surface Hub: Gemeinsames Arbeiten und Videokonferenzen

Produktivität steht bei Anwendern und Entscheidern im Mittelpunkt

Seit einigen Jahren erscheint das Thema Videokonferenzen in einem neuen Licht: Reisekosten einzusparen ist nur noch einer von vielen Gründen, Videokonferenzen zu nutzen. Anwender und Entscheider lockt die Aussicht auf effizientere Besprechungen und produktiveres Arbeiten. Bereits 2013 veröffentlichte Polycom, ein weltweit führender Anbieter von Unified-Communication- und -Collaboration-Lösungen, die Ergebnisse einer Umfrage unter über 4.500 Nutzern von Videokonferenztechnik. Die Befragten schätzten an Videokonferenzen vor allem, dass sie produktiver zusammenarbeiten konnten, Besprechungen zielgerichteter verliefen und damit schnellergemeinsame Entscheidungen getroffen wurden. Eine aktuelle Studie des Cloudtelefonie-Anbieters toplink aus Deutschland bestätigt die Bedeutung des gemeinsamen Arbeitens. Demnach bevorzugen zwei Drittel der Befragten Online-Besprechungen, bei denen sie Dokumente hochladen und gemeinsam bearbeiten können. Ähnlich viele Nutzer begrüßen die Möglichkeit des Desktop-Sharings, um den eigenen Bildschirm zu präsentieren und Vorgehensweisen zu erläutern.

Proprietäre Systeme schränken ein, softwarebasierte Lösungen bergen Sicherheitsrisiken

Während die Palette der videofähigen Hardware keine Wünsche offenlässt, hapert es an anderer Stelle. Viele Hersteller bieten proprietäre Systeme an, die nur mit den eigenen Komponenten bestückt werden können. Videokonferenzen und gemeinsames Arbeiten sind nur innerhalb dieses Systems möglich. Viele softwarebasierte Lösungen, die größere Freiheiten bieten, kommen aufgrund von Sicherheitsrisiken nicht für den Gebrauch in Unternehmen in Frage. Mit Skype for Business verspricht Microsoft, diese Probleme zu lösen. Die Kommunikationsplattform ermöglicht Videokonferenzen auf beliebigen Endgeräten, ist in Microsoft Office integriert und erfüllt die professionellen Anforderungen an die Datensicherheit. Vielfältige Bereitstellungsmodelle erleichtern die Investitionsentscheidung. Sie reichen von der On-Premise-Installation für große Unternehmen bis zu flexiblen Pay-as-You-Grow-Angeboten mit unterschiedlichem Service-Level.

Vom Statussymbol zur kostenlosen Consumer-App

Mitte der 1980er begannen vornehmlich große, global operierende Unternehmen, Videokonferenzen zu nutzen. Obwohl die Großbild-Systeme in der Anschaffung und im Unterhalt teuer waren, rechneten sie sich über wegfallende Geschäftsreisen. Die Unternehmen fokussierten sich auf die eingesparten Reisekosten, setzten die Geräte lediglich für wichtige Meetings ein und nutzten sie darüber hinaus als Statussymbol. Diese Systeme waren nicht dazu gedacht, von jedermann im Arbeitsalltag genutzt zu werden. Mit der Zeit erweiterten die Anbieter der hardwarebetriebenen Videokonferenzlösungen zwar ihre Produktpalette um Arbeitsplatzlösungen. Trotzdem bleiben die Einsatzmöglichkeiten beschränkt, weil die proprietären Systeme an ihre Grenzen stoßen, wenn es darum geht, Personen außerhalb des Unternehmens bzw. des verwendeten Systems zu erreichen. In diesem Punkt hat die Entwicklung im Consumer-Bereich viele professionelle Lösungen überholt. Mit Apps wie Skype erreicht jeder jeden auf beliebigen Geräten per Video. Was Consumer-Apps nicht können: Datensicherheit garantieren und gemeinsames Arbeiten mit Unternehmensanwendungen ermöglichen. Einer der wenigen Pluspunkte, die für die teuren Insellösungen sprachen und sie vor der Ablösung schützten.

Geschäftstauglich: Skype for Business als geräteunabhängige Kommunikationsplattform

Mit Skype for Business fällt diese letzte Bastion. So hatten Experten des Fraunhofer-ESK-Instituts 2016 nach einem Bericht des IT-Magazins Heise keine Sicherheitsbedenken, Skype for Business im Unternehmen zu nutzen. Auch dem Datenschutz wird Rechnung getragen. Mit der Wahl des Bereitstellungsmodells entscheidet das Unternehmen, wo seine Kommunikationsdaten gespeichert werden. Bei der On-Premise-Installation bleiben alle Daten im eigenen Rechenzentrum. Wer flexible Cloud-Lösungen bevorzugt, stellt mit DeutschlandLAN der Telekom oder der Microsoft Cloud Deutschland sicher, dass seine Daten nicht das Land verlassen.

Die besondere Stärke von Skype for Business liegt darin, eine geräteunabhängige Kommunikationsplattform zu sein. Ob Großbild-Device im Konferenzraum, Desktop am Arbeitsplatz oder Tablet und Handy unterwegs: Unternehmen und Mitarbeiter sind frei, die Endgeräte nach ihren Wünschen und Erfordernissen auszuwählen. Auch bei den Funktionalitäten haben Unternehmen die Wahl: Skype for Business lässt sich als reine Videokonferenzlösung nutzen, kann vorhandene Telefonanlagen um Kommunikationsfunktionen wie Instant Messaging erweitern oder sie vollständig ersetzen.

Online zusammenarbeiten ist mehr als eine Videokonferenz

Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten erspart aufwendiges Hin- und Herschicken von Versionen und das Präsentieren des Bildschirms verkürzt Diskussionen und Erklärungen. Vorgänge müssen nicht umständlich geschildert, sondern können nachvollziehbar gezeigt werden. Bereits 2013 wünschten sich 83 % der Nutzer laut Polycom-Studie den unkomplizierten Zugriff auf die wichtigsten Unternehmensanwendungen beim gemeinsamen Arbeiten und in Videokonferenzen. Mit der Integration in Outlook und der nahtlosen Verbindung zu den übrigen Office-Anwendungen erfüllt Skype for Business diesen Wunsch.

Nutzer planen und starten Videokonferenzen wie andere Besprechungen aus Outlook heraus. Kontakte, die als Empfänger oder Absender einer E-Mail in Outlook erscheinen, zeigt Skype for Business mit ihrem aktuellen Anwesenheitsstatus an. Mit einem Klick auf den Namen kontaktiert der Anwender die gewünschte Person direkt per Telefon, Video oder Chat. Die Anwesenheitsanzeige hilft, den richtigen Kommunikationsweg zu wählen. Weil sie auf einen Blick sehen, ob der gewünschte Kollege erreichbar ist, bleiben Mitarbeitern fruchtlose Gespräche mit dessen Voicemail erspart. Umgekehrt können sie sich im hektischen Alltag Zeiten für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten schaffen, indem sie ihren Anwesenheitsstatus auf "nicht stören" setzen.

Diese Vorteile beschränken sich nicht auf die Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen. Mit anderen Unternehmen, die Skype for Business einsetzen, kann ein sogenannter Partnerverbund oder eine "Federation" unterhalten werden. Im Partnerverbund können die Mitarbeiter beider Organisationen so komfortabel und effizient zusammenarbeiten wie mit den Kollegen im eigenen Unternehmen. Sie können im Austausch miteinander die gesamte Palette der Annehmlichkeiten von Skype for Business nutzen: Von der Information über die Anwesenheit eines Kontakts über Chatunterhaltungen bis zu Video- und Konferenzmöglichkeiten.

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