Referenz

Universitätsklinikum Bonn

Lösung/Service

  • Roll-Out
  • Client Management
  • Device-as-a-Service

Branche

  • Gesundheitswesen

Unternehmensgröße

  • > 5.000 Mitarbeiter

Hersteller

  • HP

IT-Standardisierung im Krankenhaus: Was das PC-Arbeitsplatzkonzept des UKB so erfolgreich macht

 

Ein einheitliches IT-Arbeitsplatzkonzept im Klinikumfeld ist noch kein zwingender Standard. Die UKB
hat als Vorreiter ein standardisiertes Arbeitsplatz-Konzept erarbeitet, das u.a. den kompletten
Beschaffungsprozess vereinfacht oder schnellere Reaktionszeiten auf neue Anforderungen zulässt.
Erfahren Sie, warum und wie die UKB seit vielen Jahren erfolgreich auf dieses Lösungskonzept setzt.


Herausforderungen & Projekterfolge

Projekterfolge

  • Einführung einer zentralisierten Richtlinie für den IT-Einkauf unterbindet Eigenbeschaffung auf Abteilungsebene und stellt durchgängige IT-Standards sicher
  • Zentrale Softwarebereitstellung und Roll-Out-Standardisierung erlauben schnelle Inbetriebnahme bei plötzlich auftretenden IT-Bedarfen
  • Schnelle Reaktion bei veränderter Bedarfslage oder bei Bezug von neuen Standorten möglich
  • Koordinierter Warenfluss zwischen Hansen & Gieraths, HP und dem UKB bei zusätzlichem Rechnerbedarf
  • Hohe Kundenzufriedenheit

Die rasche IT-Neuausstattung von Neubauten steht beispielhalft für die Arbeit, die die IT-Abteilung des Universitätsklinikums Bonn  (UKB) täglich leisten muss: Der Bedarf muss definiert, bestellt, inventarisiert, spezielle Software aufgespielt und in Betrieb genommen werden. Ohne Standards ist dies ein Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die man in einer Krankenhausumgebung in Notfallsituationen nicht hat. Standards helfen auf technischer wie auch auf wirtschaftlicher Ebene, denn hinter diesem Prozess steht vor allem die Effizienz. Die UKB erkannte die Vorteile und arbeitet bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit diesem Konzept.


Finanzierung der Standards aus zentralen Mitteln

Der Austausch von Altgeräten und der stetig wachsende Bedarf in verschiedenen Abteilungen hätte langfristig zu einer  unüberschaubaren IT-Infrastruktur geführt. Das hat Dirk-Oliver Granath, Abteilungsleiter IT-Service, frühzeitig erkannt und einen  Prozess entwickelt, der klare Richtlinien definiert. Um ans Ziel zu gelangen, waren viele Zwischenschritte notwendig: Die technische Bestandsaufnahme ergab einen Überblick zur Ist-Situation. Hieraus wurde der zukünftige Bedarf für das Konzept ermittelt. Neben der  Technik wurden auch die betriebswirtschaftlichen Aspekte in das Konzept miteinbezogen. Die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Standardisierung sieht Dirk-Oliver Granath in einem zentralen IT-Budget für alle Kliniken und Einrichtungen des UKB.
Technisch nicht notwendige Sonderlösungen lassen sich vermeiden und Skaleneffekte optimal nutzen.

 

Herzstück des Standards bildet gleiche Hard- und Software

Technische Ansprüche wie die Rechenleistung, die Mobilität, der Speicher oder die Grafikleistung sind je nach Anwendungsspektrum sehr unterschiedlich. Die Hardware-Basis für die IT-Ausstattung bildet der Mini-PC aus der EliteDesk 800 G5 Serie von HP. Das Gerät bietet einen leistungsfähigen Prozessor und lässt sich mittels VESA-Mount direkt in die Rückseite des dazugehörigen 23“ HP EliteDisplay E233 integrieren. Mitarbeiter des UKB erhalten einen PC-Arbeitsplatz, der ohne überflüssige Kabel auskommt und sich leicht reinigen und desinfizieren lässt. Auf den PCs wird ein einheitliches Softwarepaket vorinstalliert, das alle wichtigen IT- Anwendungen und Einstellungen enthält. Das ermöglicht jedem Mitarbeiter, jederzeit seinen Arbeitsplatz zu wechseln. Zum Einspielen von Updates über Remote-Zugriff kommt außerdem das Advanced System Management von HP zum Einsatz. So kann die IT-Abteilung jederzeit z.B. Updates einspielen, ohne sich hierzu an den Arbeitsplatz vor Ort zu begeben. Dank der homogenen IT-Landschaft lassen sich außerdem z.B. neue Digitalisierungsmaßnahmen reibungslos und schnell klinikweit ausrollen.

 


Der Einsatz von IT-gestützten Prozessen nimmt im UKB stetig zu. Inzwischen sind fast alle Tätigkeiten abhängig von einem funktionierenden IT-Arbeitsplatz. Durch die Standardisierung konnten Reibungspunkte wie fehlgeschlagene Updates oder Kompatibilitätsprobleme deutlich reduziert werden. Auch bei auftretenden Problemen ist jetzt jederzeit ein einfacher Hardware-Tausch möglich, ohne dass es zu längeren Unterbrechungen kommt.

Dirk-Oliver Granath, Abteilungsleiter IT-Service, Universitätsklinikum Bonn

Dank stetiger Optimierung mehr Zeit für Fokusthemen

Es waren Optimierungsschlaufen nötig, bis der Prozess zu einem reibungslosen Standard wurde. Jede Optimierung sparte wertvolle Arbeitszeit, sodass Ressourcen für andere klinische IT-Themen und die Digitalisierungsstrategie frei wurden.

Die steigende Anzahl an IT-Prozessen bestimmt inzwischen auf allen Ebenen des Gesundheitsbetriebs den Klinikalltag. Ein Trend, der sich ungebrochen von der Verwaltung über die Pflege- und Krankenbetreuung bis hin zum OP-Bereich durchsetzt. Darüber hinaus lassen auch Aufgaben aus Forschung und Lehre die Abhängigkeit gegenüber einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur ansteigen.

 

Onboarding-Prozess entlastet die IT-Abteilung und flexibilisiert die IT-Bereitstellung

Jedes Jahr werden im Bonner Klinikum rund 1.000 PC-Arbeitsplätze erneuert oder ausgetauscht. Um den Aufwand für die Integration der neuen Rechner zu minimieren, erarbeitete man mit Hansen und Gieraths (H&G) einen individuellen Onboarding-Prozess. H&G hält dauerhaft Hardware für das UKB im Lager in Bonn vor. So wird auch ein kurzfristiger Bedarf auf Abruf ermöglicht, ohne dass mögliche Lieferengpässe den Klinikbetrieb beeinträchtigen. Sobald die Bestellung bei H&G eingeht, inventarisieren H&G Techniker die Hardware und liefern sie zum UKB. Dort spielen die IT-Administratoren der UKB die für den zukünftigen Arbeitsplatz benötigten Softwarepakete auf. Im letzten Schritt übernimmt H&G den Rollout, sodass die Geräte im Anschluss sofort einsatzbereit sind.

 


Der Bezug von Neubauten oder das Onboarding von neuen Fachabteilungen geht jetzt ebenfalls deutlich schneller vonstatten. Erst vor kurzem sind drei Neubauten mit mehreren hundert PC-Arbeitsplätzen entstanden, in naher Zukunft sollen weitere Gebäude folgen. Die Größe von Hansen und Gieraths stellt dabei auch bei hohen Stückzahlen maximale Flexibilität sicher. Ich schätze außerdem die große Kundennähe, weil wir für alle Anliegen unseren persönlichen Ansprechpartner haben.

Dirk-Oliver Granath, Abteilungsleiter IT-Service, Universitätsklinikum Bonn

Standardisierung verkürzt Bereitstellungszeiten und unterstützt den UKB-Expansionskurs

Dank der einheitlichen Hardware-Ausstattung und des Onboarding-Prozesses konnten wichtige IT-Abläufe innerhalb des UKB beschleunigt werden. Insgesamt trugen die Standardisierungsansätze zu einem reibungslosen Gesundheitsbetrieb bei. Gesundheitspersonal und IT-Abteilung werden bei ihrer täglichen Arbeit spürbar entlastet. Zusätzlich werden langfristig Kosten gespart und der allgemeine Expansionskurs der Klinik wird nachhaltig unterstützt.

 


Die Lösung im Überblick

Grundkonzept

  • Zukunftsfähige Rechner-Hardware von HP kann flexibel an jedem Klinik-Arbeitsplatz eingesetzt werden
  • Zentraler Rollout von Nutzereinstellungen und Softwarepaketen unterstützt die IT-Abteilung bei größeren internen Projekten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf
  • Standardisierung setzt Finanzierung aus zentralen Mitteln voraus, vorbereitender Schritt war deshalb auch die interne Zentralisierung der IT-Budgets

 

Produkte und Bereitstellungsmodell

  • HP EliteDesk 800 G5 DM All-in-One Kompakt-PCs
  • HP EliteDisplay E233 23“ Office-Monitore mit VESA-Halterung
  • Externer Lautsprecher für den Monitor (HP S101)
  • Schneller Roll-Out mit standardisierten Softwarepaketen für Mitarbeiter
  • Garantieverlängerung auf 4 Jahre mit Vor-Ort-Service durch Hansen und Gieraths

 


Standardisierung von IT-Arbeitsplätzen

Die fünf wichtigsten Punkte, um beim Rollout Zeit und Geld zu sparen 

 

  1. Einheitliche Hard- und Software
    Gleiche Softwarepakete, einheitliche HP-Rechnermodelle und HP-Monitore, um den Usern ein gleichbleibendes Benutzererlebnis zu ermöglichen und den administrativen IT-Aufwand so gering wie möglich zu halten.
     
  2. optimierte Arbeitsplatzausstattung
    Ein schneller Aufbau vor Ort schützt vor Ausfallzeiten. Um Hygienevorschriften einzuhalten, hat die UKB selbst Kabellängen definiert, um das Reinigen und Desinfizieren der Arbeitsplätze zu erleichtern.
     
  3. Gezielte Labelung
    Um Namensdopplungen zu vermeiden, bekommt jeder PC einen eigenen Hostnamen, über den der Rechner Eingang in die Datenbank bekommt.
     
  4. Vereinfachter Roll-Out
    Mit jeder Lieferung der Rechner wird auch eine Inventar-Importliste geliefert. Damit werden die Rechner als Objekte im Client Management System angelegt, sodass die Rechner vollständig automatisiert installiert werden und die Geräte schnell einsatzbereit sind.
     
  5. Advanced Management System
    Die IT-Abteilung muss nicht mehr jeden PC am Arbeitsplatz vor Ort aktualisieren. Das ist durch das Advanced Management System per Fernzugriff möglich, selbst wenn Anwender den Rechner  herunterfahren.

 


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Marija Juric
Vertrieb
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