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Arbeitsplatz-PCs und Notebooks bilden im Krankenhausalltag die direkte Schnittstelle zwischen Klinikpersonal und IT. Eine organisch gewachsene, heterogene Arbeitsplatzausstattung führt schnell zu technischen Problemen und erhöht so unnötig die Belastung für das Personal.
Um Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und digitale Prozesse zu beschleunigen, rücken deshalb im Gesundheitsbereich zunehmend standardisierte IT-Ausstattungskonzepte in den Fokus von Klinikbetreibern und IT-Entscheidern. So auch im Falle der Krankenhäuser der Stiftung der Cellitinnen zur heiligen Maria. Das Gesundheitsunternehmen betreibt heute acht Krankenhäuser, zwei Rehabilitationskliniken sowie insgesamt 19 Seniorenhäuser in der Region Köln-Bonn-Aachen-Wuppertal.
Neben einer hohen medizinischen Kompetenz und einem klaren sozialen Leitbild zeichnet den Klinikverbund auch ein intensives Bekenntnis zur Digitalisierung aus. Die Trägereinrichtung betreibt zwei moderne zentrale Rechenzentren sowie zusätzlich sieben lokale Serverräume, und stellt ihren Mitarbeitern knapp 2500 IT-Arbeitsplätze mit rund 5000 Nutzerkonten zur Verfügung. Diese sind in den vergangenen Jahren zwar immer wieder bedarfsweise erneuert worden, doch durch fehlende Standards bei den IT-Beschaffungsprozessen hatten sich nach und nach große technische Unterschiede bei den PC-Arbeitsplätzen ergeben. Deshalb mussten gemeinsam mit den jeweiligen Fachabteilungen, dem Einkauf und der IT-Abteilung verbindliche IT-Beschaffungsstandards geschaffen werden. Denn nur so ist eine homogene IT-Landschaft sichergestellt, auf der auch weiterführende Digitalisierungsmaßnahmen problemlos aufbauen können.
In enger Abstimmung mit Hansen & Gieraths hat sich der Kunde zusammen mit dem internen Dienstleistungscenter IT, unter der Leitung von Dr. Grüttner, für ein kompaktes Endgeräte-Konzept von Lenovo entschieden. Die rund 2000 Mini-PCs aus der Lenovo ThinkCentre Tiny PC Serie bieten dank Windows-10-Betriebsystem die volle Leistungsfähigkeit eines Desktop-Arbeitsplatzrechners und bilden damit die Basis für die neue Desktop-Ausstattung. Darüber hinaus bieten sie eine große Palette an Treiber- und Peripherieoptionen. Bei Abmessungen von unter zehn Zentimetern lassen sie sich zudem komplett in die ergänzenden Tiny-in-One-Monitore von Lenovo integrieren. Das beugt unnötigem Kabelsalat vor und sorgt für einen aufgeräumten Arbeitsplatz, der sich leicht reinigen und desinfizieren lässt. Ergänzt wurde das Konzept durch über 350 robuste und leistungsfähige Notebooks von Lenovo für die Ärzteschaft. Mitarbeiter aus dem Controlling erhielten zudem 17“-Workstation-Notebooks für eine optimale Darstellung von Excel-Listen. Einige Anwender wurden zudem mit X1-Yoga Notebooks von Lenovo ausgestattet, und für die mobile Visite entstand ein IT-gestützter Visitenwagen auf Basis der Lenovo Tiny-PCs. Zurzeit sind bereits 70 Exemplare der mobilen Lösung regelmäßig im Einsatz.
„Das Team von Hansen & Gieraths hat es exzellent verstanden, alle Herausforderungen auch aus unserer Perspektive zu betrachten, und maßgeschneiderte Antworten auf unsere Anforderungen zu finden. Bei der Vertragsgestaltung war es uns z. B. wichtig, uns mit dem Device-as-a-Service-Modell nicht in eine zu große Abhängigkeit zu begeben. So gibt es tatsächlich die Möglichkeit, künftig wieder auf eine Systematik mit eigener Hardware umzustellen – was wir aufgrund des bisherigen Erfolgs jedoch überhaupt nicht möchten. “
Die erfolgreiche Erneuerung von tausenden von IT-Arbeitsplätzen ist ohne eine intensive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektstakeholdern nicht möglich. Klinikintern sollten IT-Abteilung und Einkauf schon bei der Planung des Projektes Fachabteilungen, Ärzteschaft und Pflegeleitung fest miteinbeziehen, sowohl bei der Bedarfsanalyse als auch bei Durchführung des Roll-Outs. Denn eine Klinik ist mit einer herkömmlichen Office-Umgebung kaum vergleichbar. Arbeitsabläufe und der Zutritt zu medizinisch genutzten Bereichen müssen genau geplant werden, damit der Roll-Out nicht zu einer Unterbrechung des Klinikbetriebs führt.
Im Falle der Stiftung der Cellitinnen zur heiligen Maria hat Hansen & Gieraths sich von Beginn an in die Prozesse eingebracht und zwischen dem unternehmenseigenen zentralen Projektmanagement des Klinikverbunds, der IT-Abteilung, dem Einkauf und medizinischen Verantwortlichen vermittelt. Auch im Rahmen der Vorkonfiguration und des Stagings wurde viel Vorarbeit geleistet, pro PC waren deshalb nur noch ca. 20 Minuten Aufwand für die Inbetriebnahme nötig. Die Termine wurden zudem flexibel vereinbart, und die Roll-Out-Organisation verlief immer nach den Vorgaben und Bedürfnissen jeder einzelnen Abteilung bzw. Klinik. Das IT-Personal von Hansen & Gieraths war bestens mit den Abläufen und Vorschriften (Hygiene etc.) im HealthCare-Umfeld vertraut. So konnten gleich zu Beginn bis zu 150 PC pro Woche in Betrieb genommen werden.
„Sehr wichtig war zudem die Erfahrung von Hansen & Gieraths im Gesundheitswesen. Das klinische Umfeld birgt eine Menge Fallstricke für Lieferanten, wenn sie so eng in ein Projekt eingebunden sind. Als IT-Dienstleister im Medizinbereich kann man nicht einfach auf Station erscheinen und erwarten, dass man hier ungestört die Rechner tauschen kann wie in einem beliebigen Büro. Und in OP-Bereichen geht das schon gar nicht. Ein Partner, der nach jeder ungeplanten Situation seine Angebote rekalibrieren müsste, wäre für uns nicht passend gewesen.“
Die Erneuerung von IT-Arbeitsplätzen ist nicht nur eine technische Herausforderung, auch die betriebswirtschaftlichen Aspekte eines Modernisierungsprojektes müssen gesichert sein. Ein weit verbreiteter Ansatz ist dabei Device-as-a-Service: Hardwarekosten, Dienstleistungspakete und Lizensierungskosten werden zu einem monatlichen Festpreis angeboten, der bei wechselndem Bedarf jederzeit skalierbar ist. Auch bei der Ausstattung des Klinikverbunds hat man sich nach einer intensiven Beratung durch Hansen & Gieraths für ein modernes TCO-Modell entschieden. Der Vorteil: Die Mitarbeiter des Klinikums profitieren von neuesten Endgeräten, ohne dass die Hardware-Anschaffungskosten in voller Höhe fällig werden – abgerechnet wird zum Monatsfixum, das sich genau nach dem jeweils aktuellen Service- und Hardware-Bedarf richtet.
Homogenisierung des Arbeitsplatzkonzepts
Umsetzung im laufenden Betrieb
Device-as-a-Service zum monatlichen Fixpreis
