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Informationen und Berichte aus der IT-Praxis
Titel

Microsoft-Lizenzierung

Mit Office 365 Lizenzkosten reduzieren
und effektiver arbeiten

Die Lizenzierung bei Microsoft ist für viele Unternehmen ein undurchsichtiges Thema und nicht zuletzt immer wieder auch ein großes Ärgernis: zu kompliziert, zu viele Fallstricke. Mit Office 365 gibt es jetzt übersichtliche Enterprise-Pläne, die Finanzen und Nerven schonen.

Wie oft haben Sie in den letzten 24 Monaten den Slogan „mobile first - cloud first“ von Microsoft oder Partnern gehört und sich gefragt: Was habe ich damit zu tun, wo finde ich mich wieder und hilft mir dies? Oder besser noch: Wer hilft mir?

Wir möchten Ihnen einen Einblick geben in die Interpretation und das Verständnis unseres Systemhauses zu diesem Thema. Dies so einfach und praktisch, wie Sie es benötigen. Grundsätzlich können Sie die Themen Microsoft Office 365 und Microsoft Azure unter folgenden Aspekten betrachten:

Ein Wort an alle Cloud-Skeptiker

Aus einigen Kundengesprächen wissen wir, dass die Skepsis gegenüber Office-365 zunächst recht hoch ist, merken aber immer wieder, dass das Modell bis dato nicht richtig verstanden wurde.

Am Anfang eines Gespräches fällt oftmals das Wort „Cloud“ in Verbindung mit „Office365“ und „Datenschutz“. Office 365 ist kein Zwang, in die Cloud zu gehen; wie viel Sie davon nutzen, ist allein Ihnen überlassen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht hat Microsoft einiges nachgebessert. Wir klären Sie gerne auf.

Wir hoffen, Sie mit unserem kleinen Artikel neugierig auf die neue Art zu arbeiten machen. Sparen Sie mit uns Kosten, passen Sie sich den neuen Anforderungen an. Unsere Vertriebsmitarbeiter und Microsoft-Spezialisten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Wenn Sie uns eine E-Mail schicken, dann erhalten Sie das jeweilige gewünschte Produkt für 25 Personen als kostenfreien 30-tägigen Test von uns.

Kostensenkende Lizenzierung

Sie möchten gerne Ihre bestehenden Microsoft-Produkte aktualisieren und alles wie bisher fortführen, dabei jedoch sowohl richtig lizenziert sein wie auch kostengünstig auf Ihre tatsächliche Nutzung hin?

Office 365 ist hier die geeignete Wahl und das beste Preis-Leistungs- Angebot! Warum? Microsoft bietet Ihnen die auf den Benutzer (User) bezogene Lizenzierung sowohl für einzelne Office-Pakete (je nach Wunsch mit Word, Excel, Power-Point, Publisher, OneDrive, Delve, Access, Skype, Sharepoint und PowerBi) an, wie auch gebündelt in den sogenannten E Plänen (Enterprise). Hierdurch werden erhebliche Preisvorteile von z.B. mehr als 20% erzielt.

Außerdem können Sie ebenfalls mit einem Preisvorteil auf den Benutzer bezogene Serverzugriffslizenzen für Exchange, Sharepoint und Skype einzeln beziehen über die sogenannten P-Pläne (Produkt). Diese Lizenzen sind bereits je nach Wahl des Enterprise-Plans enthalten und erhöhen den Preisvorteil.

Microsoft stellt Office 365 als Abo-/Mietmodell zur Verfügung. Einige unserer Kunden sind zunächst von diesem Bezugsweg abgeschreckt; Lizenzen wurden bis dato immer gekauft und gingen lebenslang in das Eigentum des Unternehmens über. Im Laufe der Zeit wurden zusätzlich SA-Benefits (Software-Assurance) zusammen mit den Lizenzen erworben, deren Laufzeit auf maximal drei Jahre, allerdings mit der Option auf Verlängerung, beschränkt ist. Diese Benefits, wie z.B. Softwareaktualität, Lizenzmobilität und Supporttickets haben in den letzten Jahren wesentlich an Bedeutung gewonnen.

Einige Unternehmen sehen in dem Wechsel auf das reine Abomodell den Verzicht auf lebenslange Nutzungsrechte und stellen sich die Frage, was mit der bis dato getätigten Investition (Lizenzen) geschieht. Diese Fragestellung ist umso bedeutender, je näher das Ende der Vertragslaufzeit und ein mögliches Renewal rücken. An dieser Stelle nehmen wir unsere Kunden an die Hand und entwerfen Vergleichsangebote unter Berücksichtigung der mit Office 365 einhergehenden Benefits in Bezug auf die wirklichen Anforderungen des Unternehmens. Im Zuge dessen besteht die Möglichkeit, vorhandene Lizenzen in Zahlung zu nehmen, sodass bereits geleistete Investitionen liquidiert werden. Gegenüber alten Lizenzmodellen hat Office 365 folgende wesentliche Vorteile, die später näher erläutert werden. Ein neuer Bezugsweg für die Lizenzen ermöglicht, wenn gewünscht, eine Abrechnung auf monatlicher oder sogar tagesaktueller Basis, bei der Kunden nur das zahlen, was genutzt wird.

Lizenzplausibilität

Sie möchten bei Microsoft-Lizenzprüfungen wie auch bei Audits von z.B. KPMG oder bei BASE-II-Prüfungen richtig lizenziert sein?

Dieser wichtige Faktor kann sehr einfach über die neue Lizenzierungsform „pro Benutzer“ realisiert werden, da pro Benutzer sowohl die Microsoft-Office-Produkte als auch die Zugriffslizenzen abgebildet werden können. Sie wählen z.B. ein Office-365-Plan-E3-Produkt und erhalten Office Professional Plus für bis zu (fünf PC/Notebooks wie auch bis zu fünf Tablets und bis zu fünf Smartphones, jeweils pro Benutzer) und zusätzlich alle Zugriffslizenzen der Server Exchange, Sharepoint- und Skype- sowohl für Online- Dienste wie auch in Ihrem Netzwerk! Somit können Sie einer Prüfung beruhigt entgegensehen!

Compliance

Sie möchten neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen begeistern, in dem Sie Konzepte für den „neuen modernen Arbeitsplatz“ einsetzen oder gerade umsetzen? In der IT ist der Fachbegriff „Digital Workplace“ hierfür entstanden.

Das Ineinandergreifen von Anwendungen wie Office Professional, OneNote, Sharepoint und Skype bietet Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsabläufe durch eine einheitliche und effiziente Softwareumgebung zu optimieren. Verbinden Sie diese Anwendungen zusätzlich mit Ihren geschäftskritischen ERP,- CRM und Planungssystemen. Die Schnittstellen für diese Verbindungen sind bereits vielfach in der Microsoft-Anwendung vorhanden und bedürfen der fachgerechten Planung und Umsetzung.

Hilfreiche Zusatzprodukte

Sie möchten neue Arbeitsabläufe und Anwendungen schneller einführen und dabei hohe Implementierungskosten sowie lange Projektzeiten vermeiden? Warum hängt dies mit der Lizenzierung zusammen?

Mit den Angeboten rund um die Rechenzentrumsdienste (allgemein Cloud) bietet Microsoft auf den Plattformen Office 365 und Azure wie oben bereits beschrieben zahlreiche Dienste an, die sich bereits vielfach bei Ihnen im Unternehmen befinden.

Verfügbar sind aus dem Rechenzentrum für Office 365 der Exchange-Server, der Skype-for-Business-Server, der Sharepoint-Server und Yammer sowie Office Professional inklusive PowerBi, Delve, Sway und Planner. Diese Produkte sind Bestandteil Ihrer Benutzerlizenzierung durch z.B. Office 365 Plan E3 und kostengünstig abgedeckt. Somit haben Sie neben den Benutzerlizenzen sämtliche Server in dem Rechenzentrum (allgemein Cloud) von Microsoft – bereits zur Verfügung! Nutzen Sie das? Warum nicht? Und warum nicht wenigstens einen Teil davon?

Vier Beispiele, wie Sie schnell zusätzlich von Office 365 profitieren

  1. Sie benötigen einen leistungsfähigen SPAM-Schutz (E-Mail-Filter)?

    Dann nehmen Sie doch das Microsoft-Rechenzentrum mit Ihrem Exchange-Server darin und schalten Sie den vor den Mail-Server in Ihrem Unternehmen!

  2. Sie möchten Architekten, Marketingagenturen, Außendienstmitarbeitern etc. Produktdaten und Handbücher usw. zur Verfügung stellen und nicht teuren Speicherplatz im Unternehmen verwenden oder Sicherheitsrisiken eingehen?

    Dann nutzen Sie doch den Microsoft-Speicherplatz aus Ihrer Lizenzierung mit 1 TB pro Benutzer!

  3. Sie verwenden zur Sicherung des Remotezugangs im Unternehmen „Token“ oder externe Dongles?

    Wenn Sie die Kosten in der Handhabung senken und die Sicherheit erhöhen wollen, warum nutzen Sie nicht den kostenfreien Mechanismus Ihres Office-365-Pakets oder buchen einen auf Azure basierenden Service für 1,- € pro Benutzer und Monat?

  4. Sie möchten z.B. Ihren Exchange-Server absichern durch ein Abbild Ihrer Daten auf einem zweiten System?

    Warum verwenden Sie nicht den Server von Microsoft, der Bestandteil Ihrer Lizenzierung ist?

Zu den Office-365-Angeboten kommen noch Project, Dynamics CRM und Dynamics NAV. Somit könnten Sie praktisch einen Teil bzw. Großteil Ihres „modernen Arbeitsplatzes“ aus dem Rechenzentrum abbilden. Sie könnten z.B. das CRM aus dem Rechenzentrum nutzen und mit Ihrem ERP-System im Unternehmen verbinden. Hierdurch würden Sie lange Projektierungszeiten verkürzen, das IT-Budget schonen und schneller Ihre kaufmännischen Erfolge in die Realität umsetzen.

Microsoft Azure

Ein paar Worte noch zu dem Microsoft-Rechenzentrumsangebot rund um Azure. Einen Dienst, die Authentifizierung, haben wir bereits zuvor angesprochen. Dies stellt jedoch einen kleinen Teil der Möglichkeiten dar. Wir möchten auch hier nur exemplarisch einzelne betrachten und reichen Ihnen gerne Details zu dem Umfang nach:

  1. Die Authentifizierung über „MultiFaktor“ bietet Ihnen die Möglichkeit, neben Benutzernamen und Passwort eine E-Mail oder SMS oder einen Telefonanruf mit Kennwort als dritter Sicherheit einzubauen bei der Anmeldung im Unternehmen oder einzelner Anwendungen. Dies geschieht ohne zusätzlich wartungsintensive Hardware.

  2. Testsysteme oder kurzfristige Rechenleistung können Ihnen ebenfalls über Azure zur Verfügung gestellt werden, mit einer minutengenauen Abrechnung.

  3. Der dritte Brandabschnitt oder das Failover-Rechenzentrum oder das Backup im Bereich Betriebssicherheit sind sicherlich die interessantesten Dienste. Sichern Sie Ihr Unternehmen gegen den Stillstand, den Schaden, den Betriebsausfall ab, indem Sie es in Teilen oder vollständig aus dem Rechenzentrum (Cloud) weiter betreiben können.

Weitere Möglichkeiten und Details sowie Kostenkalkulationen können wir Ihnen auf Anfrage gerne darstellen. Ebenso finden Sie unter den nachfolgenden Links einen 170-€-Testgutschein für Azure und einen Kalkulator!

https://azure.microsoft.com/de-de/free/

https://azure.microsoft.com/de-de/pricing/calculator/

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