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Enterprise Content Management

Archivierung und Dokumentenmanagement

Informationslebenszyklusmanagement (Information Lifecycle Management) - So sperrig dieses Wort ist, so sperrig erscheint vielen auch die Umsetzung einer entsprechenden Strategie im Unternehmen. Dokumente dauerhaft zuverlässig und rechtssicher zu archivieren und jederzeit unkompliziert zugänglich zu machen, ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Lösung implementieren, die wichtige Archivierungsvorgänge automatisiert, Workflows optimiert und Ihre Unternehmensdokumente effizient verwaltet: kurzum ein effektives ECM (Enterprise Content Management).


GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Ablauf einer Betriebs- / Unternehmensprüfung

Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungsfelder und -zeiträume beschließt er, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Prüfer dem Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.

Bei der Prüfung werden vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (in der Regel eine oder mehrere CD-ROMs) zur Verfügung gestellt. Die CD-ROMs enthalten steuerrelevante und beschreibende Daten, um diese ohne weitere Erklärungen einlesen zu können. Gemäß den bereits festgelegten Schwerpunkten sucht der Prüfer die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden Daten-CD-ROMs ein. Sobald die Daten in die Analysesoftware importiert sind, werden eine oder mehrere Analysen - teilweise durch Makros automatisiert - ausgeführt. Um die Sicherheit der Prüfercomputer zu gewährleisten, sind diese mit Zugriffsschutz-Software und ggf. Anti-Viren-Software ausgestattet.

Was sollte ein Unternehmen tun?

  • Prüfung der Einsatzmöglichkeit eines Archivierungskonzepts

  • Planung von System-/Versionswechsel zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit (Migration, Outsourcing usw.)

  • Analyse/Anpassung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf Anforderungen der GDPdU (Datentrennung, Archivierungskonzept)

  • Berücksichtigung der Anforderungen der GDPdU bei zukünftigen Anschaffungen

  • Sicherstellung der GoBS (Unveränderbarkeit und Einmal- Beschreibbarkeit)

  • Anpassung der Verfahrensdokumentation

  • Überprüfung der Zugriffsverwaltung(en) in der derzeit eingesetzten Software

  • Erstellung von Berechtigungsprofilen für Prüfer (Nur-Lese-Zugriff, Beschränkung auf prüfungsrelevante Zeiträume)

  • Nachvollziehbarkeit der Prüfung sicherstellen (Existierende Log-Dateien, Drittsysteme)

  • Prüfung, ob das eingesetzte Buchhaltungssystem die Daten von 10 Jahren verwalten kann

  • Erstellung/Anpassung des Datensicherungskonzepts (Sicherstellung regelmäßiger Datensicherungen)

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Aktenpläne: Ordnung mit System

Ob in der Personalabteilung, in der Verwaltung eines Krankenhauses oder in der Kundenbetreuung: Die wichtigste Anforderung an eine elektronische Akte ist der zentrale Zugriff auf alle in ihr enthaltenen personenbezogenen Informationen. Denn nur wer bei Bedarf unverzüglich auf die gewünschten Daten zugreifen kann, behält die Übersicht.

Während im Krankenhaus hochsensible Patientendaten wie abteilungsspezifische Diagnoseinformationen, Behandlungspläne und Abrechnungsinformationen zusammengefasst werden, enthält die klassische Personalakte alle mitarbeiterbezogenen Daten wie Zeugnisse, Urlaubspläne, internen Schriftverkehr etc. Bei überregional agierenden Unternehmen kann die Herausforderung dazu kommen, dass dezentral und standortübergreifend auf das Aktenmaterial zugegriffen werden muss.

Schnelligkeit und Effizienz

In der heutigen Bürowelt stammen die Dokumente häufig aus den unterschiedlichsten Quellen: ERP-Systeme wie z. B. Navision, Groupware oder Mailsysteme wie MS Outlook/Exchange, Lotus Notes/Domino. Hinzu kommen die klassische Eingangspost in Papierform, Office-Dokumente, Zeichnungen, Sprachaufnahmen, Videos, Fotos bis hin zu radiologischen Aufnahmen und automatisch erzeugten Kurvendiagrammen. Doch wo immer diese Dokumente und Inhalte entstanden sind: Das Archivsystem  schafft Ordnung und führt als elektronische Akte die unterschiedlichen Daten auf einen gemeinsamen Nenner zusammen.

Zugriff über Applikationen

Neben dem Zugriff über den Archiv-Client, der für jede Systemplattform zu haben ist, sei es als Web-Client, Windows-Client oder Rich-Client, ist auch der Zugriff aus den üblicherweise durch den Anwender genutzten Applikationen möglich. Sie verlassen also Ihre führende Applikation nicht, der Schulungsaufwand ist somit minimal. Eine Installation weiterer Komponenten auf dem Client ist nicht erforderlich, wodurch die bestehende Infrastruktur auch standortübergreifend genutzt werden kann. Denn gleichgültig, ob es um den Dienst am Menschen oder "nur" um das Wiederfinden einer wichtigen Geschäftsunterlage geht — was zählt, sind Schnelligkeit und Effizienz.

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Belegerkennung

Automatisierte Belegerkennung

Intelligente Lösungen für die automatisierte Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung helfen Unternehmen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Arbeitsaufwände zu minimieren und ihre Geschäftsprozesse zukunftsorientiert zu gestalten. Aber nur sorgfältig geplante und professionell umgesetzte Projekte stellen auch den wirtschaftlichen und organisatorischen Erfolg einer solchen Lösung sicher.

Bestellungen schneller verarbeiten

Die Dynamik der Märkte erfordert effiziente Strukturen in der Auftragsbearbeitung und anderen Informationsprozessen, um das volle Potenzial des Unternehmens auszuschöpfen. Darüber hinaus erhöhen verbesserte Prozesse den Nutzen, den Unternehmen ihren Kunden anbieten. Kürzere Warte-, Durchlauf- und Lieferzeiten sowie sichere Liefertermine erhöhen die Kundenbindung. Die Maximierung des Kundenservices und der Flexibilität stellen wesentliche Unterscheidungsmerkmale dar und sichern wichtige Wettbewerbsvorteile.
Auftragsdokumente erkennen und prüfen

Die Erkennungslösung erkennt und prüft — ohne vorherigen Design- oder Einpflegeaufwand — alle bestellrelevanten Daten und stellt diese dem Auftragserfassungssystem zur Verfügung. Mit dieser Erkennungslösung können Anwender von der ersten Sekunde an produktiv arbeiten und somit unmittelbar nach der Installation der Lösung vom Nutzen der automatischen Dokumentenerfassung profitieren. Speziell für Anwender mit einer großen Zahl aktiver Kunden bietet diese Lösung einen entscheidenden Verfahrensvorteil.

Rechnungsverarbeitung leicht gemacht

Überall, wo sehr viele Rechnungen eingehen, erfasst und verarbeitet werden, hat man es — trotz EDI und Internet — immer noch mit Bergen von Papierdokumenten zu tun, die sich eigentlich nur in einem gleichen: Sie müssen bezahlt werden. Dazu müssen alle abrechnungsrelevanten Daten vom Papier in die EDV übertragen werden. Dieser Medienbruch stellt für Unternehmen mit großem Rechnungsaufkommen ein erhebliches Problem dar.

In vielen Branchen, wie z.B. Banken und Sparkassen, werden schon seit Jahren durch den Einsatz moderner Schriftenlesung bei der Verarbeitung großer Belegmengen hohe Produktivitätssteigerungen erzielt. Im Fall der Rechnungsverarbeitung ist die automatische Erkennung aber deutlich anspruchsvoller: Jeder Lieferant hat seine eigene Rechnung, die in Design und Struktur voneinander abweichen.

Eine Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen extrahiert, kontrolliert und verarbeitet Daten wie Datum, Lieferant, Art des Dokuments, Beträge, Artikelpositionen und Zahlungsbedingungen automatisch. Dabei spielt es keine Rolle, welche Form oder Größe die Dokumente haben, ob sie ein- oder mehrseitig oder auch auf der Rückseite bedruckt sind. Alle relevanten Daten werden sicher erkannt. Die Lösung optimiert Ihre Erfassungs- und Prüfprozesse. Egal, ob Sie 100 oder 5.000 Lieferanten mit einem jeweils einzigartigen Rechnungsmuster haben.

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Intelligente Lösungen für die digitale Poststelle und elektronische Kundenakte

50.000 Belege und mehr gehen in vielen Unternehmen im Jahr ein. Um diese Dokumentenflut schnell und einfach zu bewältigen, benötigen Sie eine geeignete Lösung, mit der Sie auch unstrukturierte Dokumente effizient verarbeiten können.

Eingehende Post wird durch die Erkennungslösung automatisiert klassifiziert und zugeordnet. Im Zusammenspiel mit nachgeschalteten Dokumentenmanagement-Systemen (Archiv, Workflow, Groupware) können eingehende Vorgänge schneller und effizienter bearbeitet werden. Das Papieraufkommen im Büro wird deutlich reduziert. Ohne Erkennung müssten die Sortierung / Zuordnung und Informationsextraktion manuell erfolgen. Das erfordert viel Zeit und bedeutet einen hohen Kostenaufwand. Dieser Aufwand wird durch den Einsatz der Erkennungslösung weitgehend eingespart.ECM

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E-Mail-Archivierung

E-Mail ist heute eine rechtsverbindliche Kommunikationsform und Teil der Geschäftskorrespondenz, die vermehrt auch wichtige Dokumente als Anlagen beinhaltet. Die Archivierung und Recherche aus den üblichen Mailsystemen wie Exchange Server von Microsoft, Notes, aber auch beispielsweise aus David von Tobit und aus anderen Systemen wird zur Kernkompetenz.

Mit der Etablierung dieser "neuen" Technik setzte sich in der Geschäftswelt die Verbindlichkeit der E-Mail durch — auch im Rechtsfall. Denn der Gesetzgeber erkennt mittlerweile die digitale Kommunikation als beweisfähig an. Die Speicherplatznöte auf den Mailservern führen nicht selten dazu, dass die Anwender aufgrund ihres überfüllten Postfaches handlungsunfähig sind. In dieser Situation liegt oft die Vermutung nahe, durch Löschen der jeweils ältesten Nachrichten das Problem in kürzester Zeit ursächlich beheben zu können. Dies jedoch könnte ein folgenschwerer Fehler sein, denn die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe betragen in Deutschland zwischen drei und zehn Jahren und zu den Handelsbriefen gehören auch die E-Mails. Die rechtsrelevanten E-Mails müssen im Original und mit sämtlichen Anlagen digital archiviert werden und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden. Für eine derart spezielle, langfristige Datenhaltung benötigt man wesentlich mehr Intelligenz als ein "normales" Sicherungsmedium — eben ein Archivsystem!

Es gibt unzählige, schlüssige und nachvollziehbare Argumente, die für eine intelligente E-Mail Archivierungslösung sprechen. Sehr viele Unternehmen sind sich der Tragweite des Themas E-Mail Archivierung inzwischen bewusst und haben rechtzeitig die Notwendigkeit einer solchen Lösung erkannt und investieren in eine zukunftsweisende Technologie.

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ERP-Integration: Geschäftsprozesse beschleunigen? - Aber sicher!

Windream ermöglicht den Datenzugriff über individuell maßgeschneiderte Lösungen zur Anbindung an die gängigsten ERP-Systeme wie SAP, Navision, Business One, Baan, Paisy usw. und deckt sämtliche Dokumentenmanagement-Szenarien für diese Anwendungen ab. Das automatische Erfassen und Indizieren von eingehenden Dokumenten gehört dabei ebenso selbstverständlich zum windream-Leistungsspektrum wie die Integration unterstützender Workflow-Prozesse oder die revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Dokumenten in einer Vorgangsmappe.

Bei der anschließenden Recherche werden - unter Wahrung der personenbezogenen Zugriffsrechte - alle mit dem gesuchten Geschäftsvorgang verknüpften Unterlagen direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung des ERP-Systems angezeigt und für die Auswertung zur Verfügung gestellt. Sie werden nie wieder das Problem haben, dass eine Ausgangsrechnung, Bestellung oder irgendein anderes Dokument nicht mehr gefunden wird.

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Ruhiger schlafen mit (Rechts-)Sicherheit

In Zeiten der Globalisierung und des weltweiten Wettbewerbs müssen DMS-Lösungen heute einer Vielzahl von "Compliance"-Anforderungen genügen und sowohl nationale wie auch internationale Rechtsvorschriften und Normen für die langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art erfüllen.

So gehen beispielsweise die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) weit über die reine Belegarchivierung hinaus. Einzelne Rechnungen, Lieferscheine, Drucklisten usw. müssen zwar wie bisher aufbewahrt werden, zusätzlich erlaubt die GDPdU der Finanzverwaltung aber auch den Zugriff auf die Daten steuerrelevanter DV-Anwendungen. Diese Daten müssen auswertbar, also in maschinenlesbaren Tabellen, bereitgestellt werden. Gleichzeitig verpflichtet der Gesetzgeber zum Beispiel Notare oder Behörden, ihre Kunden- bzw. Mandantenakten regelmäßig in gesetzlich vorgeschriebenen Abständen zu vernichten.

Windream hilft Ihnen, diese rechtlichen Vorgaben einzuhalten, so dass Sie nicht nur bei der nächsten Steuerprüfung ganz gelassen bleiben können: Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mit windream gemäß den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBs) wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen; alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert. Mit Zusatzmodulen ist windream zudem in der Lage, Daten aus ERP-Systemen konform zur bundeseinheitlichen Steuerprüfungssoftware IDEA aufzubereiten und gemäß Abgabenordnung bereitzustellen.

Auch die weltumspannende Installation im international strukturierten Unternehmen mit verteilten Standorten stellt für uns keine Herausforderung dar: Durch die Einführung von Dokumentenklassen können jetzt die verschiedenen, teilweise konträr formulierten landespezifischen Vorgaben für die Archivierung einfach über so genannte Provider abgebildet werden. Mögliche Änderungen an Verfahren und Gesetzen lassen sich einfach umsetzen, ohne dass eine neue Installation erforderlich wird.

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Workflow: Geregelter Informationsfluss

Um Geschäftsprozesse in Unternehmen zu optimieren, ist es ganz entscheidend, die täglich eingehenden Dokumente und die darin enthaltenen Informationen unternehmensweit zur schnellen Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Innerhalb eines modernen und leistungsfähigen Dokumentenmanagements kommt Workflow-Lösungen deshalb eine wachsende Bedeutung zu.

Ein typisches Beispiel für den sinnvollen Einsatz von Workflow-Lösungen ist die Prüfung von Eingangsrechnungen, die einen Großteil der Unternehmen noch immer papiergebunden erreichen. Dabei müssen die Fakturen häufig von mehreren Personen im Haus auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Spätestens dann, wenn die beteiligten Personen an unterschiedlichen Standorten verteilt sitzen und die Unterlagen womöglich noch mit der Post verschickt werden müssen, wird jeder Rechnungsprüfungsprozess zur nervenaufreibenden Bewährungsprobe; es droht der Verlust von Skonto und Transparenz.

Mit unseren in windream integrierten Workflow-Lösungen lassen sich die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen - auch bei verteilten Standorten - auf weniger als einen Tag verkürzen und bieten den Unternehmen von der automatisch zur Verfügung gestellten Eingabemaske bis zur abschließenden revisionssicheren Archivierung alle Möglichkeiten, um von den enormen Einsparpotenzialen optimierter Bearbeitungsprozesse zu profitieren.

Aber windream kann noch mehr: So macht zum Beispiel die als Add-on erhältliche Workflow-Engine die Erstellung und Visualisierung automatischer Workflows zum Kinderspiel. In Abhängigkeit von den Anforderungen können entweder variable oder feste Workflow-Szenarien ganz einfach konzipiert und mit Microsoft Visio grafisch modelliert werden; die Übernahme erfolgt auf Knopfdruck.

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