E-Mail - Fluch oder Segen?
E-Mail ist heute eine rechtsverbindliche Kommunikationsform und Teil der Geschäftskorrespondenz, die vermehrt auch wichtige Dokumente als Anlagen beinhaltet. Die Archivierung und Recherche aus den üblichen Mailsystemen wie Exchange Server von Microsoft, Notes, aber auch beispielsweise aus David von Tobit und aus anderen Systemen wird zur Kernkompetenz.
Mit der Etablierung dieser "neuen" Technik setzte sich in der Geschäftswelt die Verbindlichkeit der E-Mail durch — auch im Rechtsfall. Denn der Gesetzgeber erkennt mittlerweile die digitale Kommunikation als beweisfähig an. Die Speicherplatznöte auf den Mailservern führen nicht selten dazu, dass die Anwender aufgrund ihres überfüllten Postfaches handlungsunfähig sind. In dieser Situation liegt oft die Vermutung nahe, durch Löschen der jeweils ältesten Nachrichten das Problem in kürzester Zeit ursächlich beheben zu können. Dies jedoch könnte ein folgenschwerer Fehler sein, denn die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe betragen in Deutschland zwischen drei und zehn Jahren und zu den Handelsbriefen gehören auch die E-Mails. Die rechtsrelevanten E-Mails müssen im Original und mit sämtlichen Anlagen digital archiviert werden und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden. Für eine derart spezielle, langfristige Datenhaltung benötigt man wesentlich mehr Intelligenz als ein "normales" Sicherungsmedium — eben ein Archivsystem!
Es gibt unzählige, schlüssige und nachvollziehbare Argumente, die für eine intelligente E-Mail Archivierungslösung sprechen. Sehr viele Unternehmen sind sich der Tragweite des Themas E-Mail Archivierung inzwischen bewusst und haben rechtzeitig die Notwendigkeit einer solchen Lösung erkannt und investieren in eine zukunftsweisende Technologie.